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Öffentliches Verfahrensverzeichnis

nach § 4 g Absatz 2 BDSG

von Stephan Immobilien

Stand: August, 2018 Version: 1.0

1. Name und Anschrift der verantwortlichen Stelle

Stephan Immobilien

Dietrich-Bonhoefferstr. 4

70794 Filderstadt

2. Geschäftsführerin

Frau Iris Stephan
Dietrich-Bonhoefferstr. 4

70794 Filderstadt

3.  Zweckbestimmungen der Datenerhebung, Datenverarbeitung und Datennutzung

Zur Erfüllung unseres Maklervertrages ist es erforderlich, Ihre personenbezogenen Daten, zu verarbeiten. Gegenstand des Unternehmens ist die gewerbliche Tätigkeit als Immobilienmakler, also, die Vermittlung von Grundstücken und Wohnräumen sowie die Vermarktung derselben.

3.1  Abwicklung und Durchführung von Verträgen im Zusammenhang mit Vertrieb und Verkauf von   

       Dienstleistungen im Bereich Immobilienverkauf, Immobilienvermietung und Vermarktung von    

       Immobilien.

3.2  Nebenzwecke sind begleitende oder unterstützende Funktionen, wie im Wesentlichen

3.2.1 Eigentümerdatenverwaltung

3.2.2 Interessentendatenverwaltung

3.2.3 Mieter-/Käuferdatenverwaltung

3.2.4 Firmenkundendatenverwaltung

3.2.5 Freie Mitarbeiter/Praktikanten

Die Durchführung der Speicherung und Datenverarbeitung von personenbezogenen Daten erfolgt für eigene Zwecke und zum Zwecke der Vertragsdurchführung.

4. Beschreibung der betroffenen Personengruppen und der diesbezüglichen Daten oder Datenkategorien

Es werden zu den betroffenen Personengruppen zur Erfüllung der unter 4. genannten Zwecke im Wesentlichen die im Folgenden aufgeführten personenbezogenen Daten bzw. Datenkategorien erhoben, verarbeitet und genutzt:

Personengruppe

Daten bzw. Datenkategorien

Eigentümer

  • Namensdaten
  • Adressdaten
  • E-Mail
  • Telefon
  • Sämtliche vom Eigentümer übermittelten Angaben zur Immobilie
  • Dokumente zur Immobilie (z.B. Teilungserklärung)
  • Immobilienfotos
  • Vermarktungsunterlagen (z.B. Exposés)
  • Vertragsdaten/Verträge
  • Abrechnungsdaten

Interessenten

  • Namensdaten
  • Adressdaten
  • Geburtsdatum
  • Kontaktdaten
  • Sämtliche freiwillig gemachten Angaben im Mietantragsformular
  • Freiwillig eingereichte Unterlagen (z.B. Mietschuldenfreiheitsbescheinigung des Vermieters)
  • Ergebnis der Bonitätsprüfung, sofern eine Zusage seitens des Interessenten zur Anmietung, bzw. zum Kauf vorliegt.

Mieter/Käufer

  • Namensdaten
  • Adressdaten
  • Geburtsdatum
  • Kontaktdaten
  • Sämtliche freiwillig gemachten Angaben im Mietantragsformular
  • Freiwillig eingereichte Unterlagen (z.B. Mietschuldenfreiheitsbescheinigung des Vermieters)
  • Ergebnis der Bonitätsprüfung
  • Bei Käufern:
           im Zuge des Geldwäschegesetzes:      
           Ausweisdokumente; Finanzierungsnachweise

(Firmenkunden)

  • Namensdaten
  • Daten der zuständigen Stelle, bzw. der zuständigen Person(en) im Unternehmen
  • Adressdaten
  • Kontaktdaten
  • Vertragsdaten
  • Abrechnungsdaten
  • Sämtliche übermittelte Angaben zur Immobilie, bzw. zum Bauprojekt
  • Dokumente zur Immobilie, bzw. zum Bauprojekt
  • Vermarktungsunterlagen
  • Immobilienfotos

Freie Mitarbeiter/Praktikanten

  • Namensdaten
  • Adress- und Kommunikationsdaten
  • Vertrags-, Stamm- und Abrechnungsdaten: Geburtsdatum, Familienstand, Nationalität, Tätigkeitsbereich, Zahlungen, Lohnsteuerdaten, Sozialdaten, Bankverbindungsdaten
  • Daten zur Personalverwaltung und -steuerung

5. Empfänger oder Kategorien von Empfängern, denen die Daten mitgeteilt werden können

Es werden die personenbezogenen Daten zu den betroffenen Personengruppen zur Erfüllung der unter 4. genannten Zwecke im Wesentlichen an folgende Empfänger weitergegeben:

Personengruppen

Empfänger bzw. Kategorien von Empfängern

Eigentümer

  • Interne Verarbeitung: z.B. Buchhaltung, Rechnungswesen, Marketing
  • Öffentliche Stellen, sofern gesetzlich vorgeschrieben: z.B. Finanzbehörden, Prüfstellen
  • Externe Stellen und Dienstleister (§ 11BDSG) zur Erfüllung der unter 3. genannten Zwecke: z.B. Daten zur Immobilie an Immoblienportale

Interessenten

  • Interne Verarbeitung: z.B. Buchhaltung, Rechnungswesen, Marketing
  • Öffentliche Stellen, sofern gesetzlich vorgeschrieben: z.B. Finanzbehörden, Prüfstellen
  • Externe Stellen und Dienstleister (§ 11BDSG) zur Erfüllung der unter 3. genannten Zwecke: z.B. Daten zur Bonitätsprüfung an Wirtschaftsauskunftei
  • Weitergabe der Daten an die Eigentümer zur Erfüllung der unter 3. genannten Zwecke, sofern gesetzlich zulässig
    Hinweis: Eigentümer erfahren nur, ob die Bonitätsprüfung „positiv“ oder „negativ“ ausfiel, aber keine Einzelheiten

Mieter/Käufer

  • Interne Verarbeitung: z.B. Buchhaltung, Rechnungswesen, Marketing
  • Öffentliche Stellen, sofern gesetzlich vorgeschrieben: z.B. Finanzbehörden, Prüfstellen
  • Externe Stellen und Dienstleister (§ 11BDSG) zur Erfüllung der unter 3. genannten Zwecke: z.B. Daten zur Bonitätsprüfung an Wirtschaftsauskunftei
  • Weitergabe der Daten an die Eigentümer zur Erfüllung der unter 3. genannten Zwecke, sofern gesetzlich zulässig
    Hinweis: Eigentümer erfahren nur, ob die Bonitätsprüfung „positiv“ oder „negativ“ ausfiel, aber keine Einzelheiten

(Firmenkunden)

  • Interne Verarbeitung: z.B. Buchhaltung, Rechnungswesen, Marketing
  • Öffentliche Stellen, sofern gesetzlich vorgeschrieben: z.B. Finanzbehörden, Prüfstellen
  • Externe Stellen und Dienstleister (§ 11BDSG) zur Erfüllung der unter 3. genannten Zwecke

Freie Mitarbeiter/Praktikanten

  • Interne Verarbeitung: z.B. Buchhaltung, Rechnungswesen, Marketing
  • Öffentliche Stellen, sofern gesetzlich vorgeschrieben: z.B. Finanzbehörden, Prüfstellen

6. Regelfristen für die Löschung der Daten

Die Daten werden so lange gespeichert, ergänzt und fortgeschrieben, wie es der Zweck erfordert, für den die personenbezogenen Daten erhoben werden und der von den unter Ziffer 5 genannten Personengruppen gewünscht ist, sofern keine anderslautenden gesetzlichen Verpflichtungen entgegenstehen.

Danach werden Ihre Daten für die weitere Verwendung eingeschränkt und stehen ab diesem Zeitpunkt nur noch für die in Art. 17 und 18 DSGVO vorgesehenen Zwecke zur Verfügung.

Zu diesen Zwecken gehören insbesondere die Einhaltung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen sowie die Geltendmachung, Ausübung und Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten ergeben sich aus dem Geldwäschegesetz (GwG), der Abgabenordnung (AO) oder der Makler- und Bauträgerverordnung (MaBV). Diese spezialgesetzlichen Regelungen gehen der allgemeinen Löschungspflicht und dem Recht auf Vergessen des Betroffenen vor.


Folgende Aufbewahrungsfristen können einer Löschung von Daten entgegenstehen:

  1. §§ 10, 14 MaBV: Name/Firma und Anschrift Auftraggeber und Exposé (vgl. § 10 Abs. 1 Nr. 3 MaBV) Aufbewahrungsfrist: 5 Jahre
  1. § 8 GwG: Informationen über Vertragspartner, auftretende Personen und wirtschaftlich Berechtigte sowie Informationen über die Geschäftsbeziehung und Ergebnisse der Risikobewertung (Dokumentationsbogen etc.) Aufbewahrungsfrist: 5 Jahre
  1. § 147 AO: Jahresabschlüsse, Geschäftsbriefe, Rechnungen, für die Besteuerung relevante Unterlagen (z.B. Fahrtenbücher) Aufbewahrungsfrist: 10 Jahre
  1. § 15 Abs. 4 AGG: (unechte Aufbewahrungspflicht von personenbezogenen Daten abgelehnter Mietinteressenten) Aufbewahrungsdauer: 2 Monate nach Absage

Werden Ihre Daten nicht mehr zu den o.g. Zwecken benötigt und sind alle Aufbewahrungsfristen abgelaufen, werden sie endgültig gelöscht.

7. Betroffenenrechte und weitere Zusatzinformationen

a) Transparenz / Auskunftsrecht

Gerne erteilen wir Ihnen Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten. Weiterhin teilen wir Ihnen zudem auf Anfrage gerne mit, an welche Stellen wir Ihre Daten im Rahmen der Durchführung des Maklervertrages konkret weitergegeben haben. Sie können eine Auskunft online beantragen unter: www.stephan-immobilien.info/datenschutz-center oder unter der in Ziffer 1 genannten Adresse.

b) Berichtigung und Vervollständigung der gespeicherten Daten

Wir berichtigen oder vervollständigen Ihre personenbezogenen Daten selbstverständlich unverzüglich, wenn wir erkennen, dass diese fehlerhaft oder unvollständig sind oder Sie uns einen entsprechenden Hinweis geben. Sie können eine Berichtigung online vornehmen unter: www.stephan-immobilien.info/datenschutz-center oder unter der in Ziffer 1 genannten Adresse eine Berichtigung beantragen.

c) Löschung der gespeicherten Daten

Die Löschung Ihrer Daten erfolgt gem. den oben unter 6. beschriebenen Regeln. Wir löschen die Daten außerdem, wenn Sie dies wünschen und ein entsprechender Anspruch besteht, z. B. ggf. bei

Wegfall der Zweckbindung, Widerruf der Einwilligung und im Falle einer unrechtmäßigen Speicherung. Sie können eine Löschung online vornehmen unter: www.stephan-immobilien.info/datenschutz-center oder unter der in Ziffer 1 genannten Adresse eine Löschung beantragen.

d) Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

Liegt einer der unter 6. genannten Gründe vor, die einer Löschung entgegenstehen, werden wir auf Ihren Wunsch hin die Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten einschränken. Das bedeutet, dass wir Ihre Daten sicher und unzugänglich aufbewahren und diese nur noch mit Ihrer Einwilligung oder im Rahmen einer der oben genannten Nachweispflichten verwenden.

e) Recht auf Datenübertragbarkeit

Wenn Sie es wünschen, stellen wir Ihnen die von Ihnen bereitgestellten Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zur Verfügung.

f) Beschwerderecht

Sie haben jederzeit die Möglichkeit, sich mit einer Beschwerde an den oben genannten Verantwortlichen oder eine Aufsichtsbehörde zu wenden. Sie können eine Beschwerde online einreichen unter: www.stephan-immobilien.info/datenschutz-center oder unter der in Ziffer 1 genannten Adresse.


g) Bereitstellung der Daten

Die Bereitstellung der Daten ist für den Vertragsschluss und dessen Durchführung erforderlich. Ohne Ihre Daten ist ein Vertrag und dessen Erfüllung nicht möglich.

Hinweis: Identifizierung im Rahmen des Geldwäschegesetzes

Wir sind nach dem Geldwäschegesetz verpflichtet und legitimiert, im Zuge des Abschlusses von Immobilienkaufverträgen den Vertragspartner – gegebenenfalls für diese auftretenden Personen und wirtschaftlich Berechtigte – vor Vertragsschlusses durch entsprechend vorzulegende Ausweisdokumente zu identifizieren und eine Kopie der vorgelegten Ausweisdokumente an behördliche Stellen weiterzuleiten.

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